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Absatzmarken
positionieren
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Das Verschieben der Absatzmarken
oder Tabulatoren im
Word-Lineal geht normalerweise nur schrittweise. Mit einem gleichzeitigen
Tastendruck auf die [Alt]-Taste ist aber ein millimetergenaues
positionieren möglich. Word blendet dabei die genaue Massangabe im Lineal
ein.
Es geht aber auch ohne Tastatur. Einfach den Mauszeiger an die
Tabulatormarke oder den Einzug bewegen, den man ändern will und
dann beide Maustasten gleichzeitig drücken. Word blendet nun ebenfalls alle Abstände
in Zentimetern an.
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Abschnitts-
wechsel (nächste Seite) entfernen
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Wenn man in einem Word-Dokument einen
Abschnittswechsel entfernen will, der eine neue Seite einleitet
(oder diesen in einen fortlaufenden umwandeln will), kann dies zu
Problemen führen. Denn wenn noch ein fortlaufender Abschnittswechsel
oberhalb des zu entfernenden (umzuwandelnden) Abschnittswechsels
liegt, wird dieser von Word zu einem Seitenwechsel konvertiert.
Umwandeln und dann gegebenenfalls entfernen kann man ihn nur mit
Zuhilfenahme der Seiteneinrichtung. Dazu zuerst den Cursor unterhalb
des Abschnittswechsels positionieren (also am Anfang der neuen
Seite). Dann im Menü 'Datei' den Eintrag 'Seite
einrichten' auswählen. Im aufgehenden Fenster in das
Register 'Seitenlayout' wechseln. Unterhalb des Eintrags 'Abschnittsbeginn'
sollte 'Neue Seite' stehen. Dies ändert man jetzt auf 'Fortlaufend'.
Nach einem Klick auf 'OK' wird der Abschnittswechsel
umgewandelt und kann, wenn gewünscht, jetzt auch ohne Probleme
entfernt werden.
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Absturz beim Speichern
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Manchmal kommt es vor, dass Word beim Speichern eines
Dokuments mit einem Fehler (ungültige Seite im Modul WINWORD.EXE)
abstürzt. Dies kann durch einen Defekt im Dokument verursacht sein. Mit
etwas Glück und der folgenden Vorgehensweise kann man das Dokument aber
vielleicht noch retten.
Zuerst Word neu starten. Das Programm sollte jetzt automatisch das defekte
Dokument aus der Autowiederherstellen-Datei laden. Jetzt mit Klick auf das
'¶' in der Symbolleiste (wenn nicht schon eingeblendet) die
nichtdruckbaren Zeichen einblenden. Dann mit der Maus das gesamte Dokument,
bis auf die letzte Absatzmarke (das '¶'-Zeichen) markieren. Nun
mit Druck auf [Strg]+[C] (oder im Menü 'Bearbeiten'
den Unterpunkt 'Kopieren' auswählen) den markierten Text in die
Zwischenablage kopieren. Jetzt im Menü 'Datei' mit Klick auf 'Neu...'
ein neues Dokument erzeugen. Den Text aus der Zwischenablage mit einem
Klick auf die rechte Maustaste und auswählen von 'Einfügen' in
das neue Dokument übernehmen. Wenn dies geschehen ist, dass Dokument mit
dem Befehl 'Speichern unter...' im Menü 'Datei' unter einem
anderen Namen als ursprünglich sichern. Wenn das Dokument nicht zu sehr
beschädigt war, sollte Word die Datei speichern ohne abzustürzen. Es
kann nun normal mit dem Dokument weitergearbeitet werden.
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Assistenten
deaktivieren
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Wenn einem die Office-Assistenten (Karl Klammer
und Konsorten) auf die Nerven gehen, kann man sich durch löschen oder
umbenennen des 'Actors'-Verzeichnisses ihrer entledigen. Das Verzeichnis
liegt normalerweise unter 'Festplatte:\ Programme\ Microsoft Office\
Office\ Actors'. Wenn man es statt zu löschen, nur umbenennt, kann man die
Helferlein leicht wieder reanimieren.
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Dokumenten-
vorlage aufrufen per Button
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Um ein neues Dokument zu beginnen gibt es bei Word zwei
Möglichkeiten. Man klickt auf den Button in der Symbolleiste ganz links
oben (die Seite mit dem Eselsohr) oder man wählt im Menü Datei den
Befehl 'Neu...'. bei der zweiten Möglichkeit wird ein
Fenster geöffnet, das die Auswahl einer Dokumentenvorlage ermöglicht.
Diesen Befehl kann man aber auch in die Symbolleiste legen. Dazu im Menü 'Extras'
den Eintrag 'Anpassen' auswählen. Jetzt im Register 'Befehle'
in der 'Kategorien'-Liste 'Datei' markieren. Jetzt ist
rechts unter Befehle 'Neu...' zu sehen. Dieses Symbol jetzt einfach
mit der Maus in die Symbolleiste ziehen. Jetzt stehen beide Möglichkeiten
zum Start eines neuen Dokuments per Button zur Verfügung.
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Einträge aus der Liste
zuletzt bearbeiteter Dokumente entfernen
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Es gibt zwei Möglichkeiten Einträge aus der Liste
zuletzt bearbeiteter Dokumente (im Menü 'Datei') zu
entfernen.
1. Möglichkeit
Im Menü 'Extras' den Eintrag 'Optionen'
auswählen. Im Register 'Allgemein' den Haken unter 'Liste
zuletzt geöffneter Dateien:' entfernen. Die Optionen mit Klick
auf 'OK' verlassen. Die Einträge sind jetzt alle gelöscht.
Um wieder Einträge zu speichern nochmals die Optionen öffnen und
den Haken wieder setzten.
2. Möglichkeit
Bei geschlossenen Menüs die Tastenkombination [Strg] + [Alt]
+ [-] (das Minuszeichen) drücken. Der Cursor verwandelt sich
jetzt in einen waagerechten schwarzen Balken. Jetzt mit der Maus das
Menü 'Datei' öffnen und den Balken auf den zu löschenden
Eintrag in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dateien setzen und mit
Klick der rechten Maustaste löschen. Wenn mehr als ein Eintrag
gelöscht werden soll muss obige Aktion wiederholt werden.
Achtung: Mit dem senkrechten Balken kann jeder Menüeintrag
gelöscht werden! Also nicht versehentlich auf einen anderen
Menüeintrag klicken. Den Löschmodus kann man Klick auf [Esc]
verlassen.
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Ersetzen - Text mit Formatierungen ersetzen
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Möchte man eine Zeichenfolge durch eine andere,
die eine spezielle Formatierung enthält, ersetzen, so ist dies mit Hilfe der
Zwischenablage möglich. Dazu den einzusetzenden Text markieren und mit
'Kopieren' in der Zwischenablage speichern. Jetzt das
'Ersetzen'-Fenster aufrufen (im Menü 'Bearbeiten')
und den Suchbegriff eingeben. Dann die Schaltfläche 'Erweitern' anklicken.
Das Fenster wird größer und neue Menüpunkte erscheinen. Jetzt ins Feld 'Ersetzten
durch:' klicken (ein Cursor muss erscheinen) und dann die Schaltfläche
'Sonstiges' anklicken. Den Punkt 'Inhalt der Zwischenablage' auswählen.
Im Feld 'Ersetzen durch:' erscheint die Zeichenfolge '^c'. Mit Klick auf
'Weitersuchen' wird das Ersetzen gestartet.
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Formatierungen anzeigen lassen
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Um schnell alle Absatzformatierungen einzusehen kann man die
'Direkthilfe' verwenden. Diese befindet sich in der Menüleiste im mit '?'
gekennzeichneten Menü. Hier die 'Direkthilfe' anwählen. Der Cursor zeigt jetzt
rechts ein Fragezeichen. Klickt man mit diesem nun auf einen Text, so wird die Absatz- und
Zeichenformatierung angezeigt. Hinter 'Direkt' stehen die Angaben, die von der Formatvorlage
abweichen. Leider hat die Funktion einen kleinen Fehler, da bei zu vielen Formatinformationen nur
zwei Zeilen angezeigt werden und der Rest abgeschnitten wird.
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Formatierung zurücksetzen |
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Um verschiedene Textformatierungen schnell wieder auf das
Standardformat des Absatzes zurückzusetzen markiert man die veränderten Textstellen und drückt
dann die Tastenkombination [Strg] + [Leertaste]. Der markierte Text erhält die
Standardformatierung, die in der Formatvorlage definiert ist, zurück.
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Formeleditor starten
(Word 2000) |
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Um eine mathematische Formel in Worddokumente
einzufügen, braucht man den Formeleditor. Dieser ist in Word 2000
aber gut versteckt. Öffnen kann man ihn über das Menü 'Einfügen'.
Hier den Eintrag 'Objekt...' auswählen. Im
erscheinenden Fenster jetzt unter 'Objekttyp:' den Eintrag 'Microsoft
Formel-Editor 3.0' (in der englischen Word-Version 'Microsoft
Equation 3.0') suchen und anklicken. Meist befinden sich sehr viele
Einträge in der Liste, sodass man den Eintrag erst beim scrollen
durch die Liste findet. Der Formeleditor startet in einem neuen
Fenster und man kann jetzt mit Hilfe der Editor-Symbolleiste die
gewünschte Formel erstellen.
Nachtrag:
Ist der Formeleditor nicht zu finden, so ist er wahrscheinlich nicht
installiert. Dies kann man nachholen. Siehe dazu den Tipp unter: Office
2000 - Programmteile fehlen
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Freies
markieren |
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Normalerweise kann man Text in Word nur im
Textfluss markieren. Wenn man aber die [Alt]-Taste beim markieren drückt
sind völlig freie, rechteckige Markierungen möglich.
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Geschützter Bindestrich
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Bei bestimmten Wortkombinationen, die mit einem
Bindestrich verbunden sind, ist es nicht gewünscht, dass diese bei einem
Zeilenumbruch getrennt werden (z.B. E-Mail oder SR-2). Verhindern kann man
die Trennung durch Eingabe eines geschützten Bindestrichs. Erzeugen
lässt sich dieser durch die Tastenkombination [Strg] + [Shift]
+ [Minuszeichen].
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Geschütztes Leerzeichen
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Bei bestimmten Wortkombinationen ist es nicht gewünscht,
dass diese bei einem Zeilenumbruch getrennt werden (z.B. 10 GByte, 10 cm
oder 10,- DM). Verhindern kann man die Trennung durch Eingabe eines
geschützten Leerzeichens. Erzeugen lässt sich dieses durch die
Tastenkombination [Strg] + [Shift] + [Leertaste].
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Grafik einfügen, nur
eine Zeile sichtbar
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Nach dem einfügen einer Grafik in ein Word-Dokument ist
nur der untere Rand des Bildes zu sehen. Dies kann daran liegen, dass in
der Absatzformatierung ein fester Zeilenabstand eingestellt ist. Diesen
sollte man für den Absatz, in dem die Grafik liegt, entfernen. Dazu
einfach auf den sichtbaren Teil der Grafik klicken (ein Markierungsrahmen
erscheint). Dann im Menü 'Format' den Punkt 'Absatz'
auswählen. Im erscheinenden Fenster im Tab 'Einzüge und Abstände'
unter 'Abstand' den Zeilenabstand von 'Genau'
auf 'Einfach' ändern. Jetzt sollte die Grafik vollständig
zu sehen sein.
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Hyperlink-
Umwandlung verhindern |
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Word erkennt Internet- und E-Mailadressen und wandelt diese automatisch in
Hyperlinks um (blaue Schrift und unterstrichen). Dies ist nicht immer
gewünscht, denn wenn man zufällig darauf klickt, werden Internet-Browser
oder Mailprogramm geöffnet.
Um einen einzelnen Hyperlink wieder in ¸normalen' Text umzuwandeln muss
man ihn markieren und mit der rechten Maustaste anklicken. Im
erscheinenden Kontextmenü den Menüpunkt 'Hyperlink' - 'Hyperlink
bearbeiten' auswählen und im aufklappenden Fenster die Schaltfläche
'Verknüpfung entfernen' anklicken.
Um die automatische Umwandlung von Internet- und E-Mail-Adressen in
Hyperlinks ganz zu verhindern, muss eine Änderung im Menü 'Format'
im Unterpunkt 'AutoFormat' durchgeführt werden. Nach Klick
auf die Schaltfläche 'Optionen' wechselt man in das Register 'AutoFormat
während der Eingabe'. Im Bereich 'Während der Eingabe ersetzen'
löscht man das Häkchen bei 'Internet und Netzwerkangaben durch
Hyperlinks'. Das Fenster mit Druck auf 'OK' schließen. Das
Fenster 'AutoFormat' durch betätigen der Schaltflächen 'Schließen'
verlassen.
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Kapitel-
nummern im Inhalts-
verzeichnis fehlen
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Beim Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses aus den
Kapitelüberschriften fehlen plötzlich Kapitelnummern, die im Text auch
nach Überprüfung korrekt mittels einer Formatvorlage erstellt wurden.
Sollten sich Grafiken oder Positionsrahmen im Text befinden, können diese
die Ursache des Problems sein. Wenn nach dem Anklicken der Grafik oder des
Positionsrahmens auf Höhe der Überschrift ein kleines Ankersymbol
erscheint, ist der Übeltäter gefunden (vorher die Formatierungszeichen
mit dem ¶-Symbol einblenden). Diesen Anker mit der Maus von der
Überschrift auf einen andern Absatz ziehen und die fehlende Kapitelnummer
sollte nach einem neuen Aufbau des Inhaltsverzeichnisses vorhanden
sein.
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Markieren von Text über mehrere
Seiten
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Wenn in Word Text innerhalb des Fensters markiert werden
soll, geht dies normalerweise problemlos. Schwieriger wird es, wenn mit
der Maus größere
Textmengen markiert werden sollen. Meistens springt Word so schnell über
mehrere Seiten, dass man es nie schafft, den gewünschten Textabschnitt
genau auszuwählen. Hier hilft nur, die Markierung mit Hilfe der Tastatur
anzulegen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Nur mit der Tastatur:
Man bewegt den Cursor bei gedrückter [Shift]-Taste mit den [Pfeil]-Tasten
oder den [Bild-auf] / [Bild-ab]-Tasten um den gewünschten
Textabschnitt zu markieren.
Mit Maus und Tastatur:
Man setzt den Cursor mit der Maus an den gewünschten Anfang der
Markierung. Dann bewegt man sich mit Hilfe der Scroll-Leiste am rechten
Fensterrand oder einem eventuell vorhandenen Maus-Scrollrad ans Ende des
gewünschten Abschnitts. Jetzt die [Shift]-Taste drücken und mit
der linken Maustaste auf die Stelle im Text klicken, an der die Markierung
enden soll.
Mit dem Modus 'Markierung erweitern':
Erst mit der Tastatur oder mit Klick mit der Maus den Cursor an den Beginn
des zu markierenden Bereichs setzen. Dann die [F8]-Taste drücken.
Damit ist der Modus 'Markierung erweitern' aktiviert. Erkennen
kann man dies durch die Einblendung der Zeichenfolge 'ERW' in der
Statusleiste unten im Word-Fenster. Jetzt kann mit den [Pfeil]-Tasten,
den [Bild-auf] / [Bild-ab]-Tasten, der Scroll-Leiste oder
mit der Maus die Markierung gesetzt werden. Ist sie korrekt gesetzt, wird
mit der [ESC]-Taste der Modus 'Markierung erweitern'
verlassen.
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Nur zwei
Schriften in Word vorhanden |
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Wenn in Word nur zwei Schriften zur
Auswahl angeboten werden, aber mehr vorhanden sind, ist wahrscheinlich
kein Drucker installiert. Auch wenn am System kein Drucker angeschlossen
ist, sollte einer installiert werden. Am besten ein HP-Laserjet IV, da
dies ein weit verbreiteter Drucker ist. Die Treiber dafür befinden sich
auf der Windows-CD.
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Schriftarten
einbetten |
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Wenn Dokumente ausschließlich in Standardschriftarten wie
Times New Roman oder Arial abgefasst werden, braucht man sich bei der Weitergabe dieser Dateien
normalerweise keine Gedanken zu machen, ob der Empfänger alle Schriften korrekt darstellen kann.
Wenn man aber auch exotische Schriften verwendet, die nicht unbedingt beim Empfänger der Datei
vorhanden sein müssen, sollten die Truetype-Schriften in das Dokument eingebunden werden, damit
es auch beim Empfänger korrekt dargestellt wird.
Dazu beim Speichern des Dokuments im Dateifenster rechts die Schaltfläche 'Optionen'
anklicken. Im erscheinenden Register 'Speichern' dann die Option 'TrueType-Schriftarten
einbetten' aktivieren. Um nicht alle Zeichen in die Datei einzubetten und somit Speicherplatz
(und Onlinegebühren) zu sparen, kann noch die Option 'Nur verwendete Zeichen einbetten'
aktiviert werden.
Jetzt dürfte der Empfänger der Datei keine Probleme mit den verwendeten Schriften haben. Diese
Option sollte nur bei den Dateien aktiviert werden, die auch wirklich an fremde Rechner weitergegeben
werden.
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Scrollrad
simulieren |
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Es gibt ja auch heute noch Mäuse, die kein Scrollrad bieten. Diesen
Mangel kann man in Word etwas abmildern. Es gibt einen versteckten Befehl,
der ähnliche Funktionalität bietet aber erst aktiviert werden muss. Dazu
im Menü 'Extras' den Eintrag 'Anpassen'
auswählen. Jetzt im Register 'Befehle' in der 'Kategorien'-Liste
'Alle Befehle' markieren und den Befehl 'AutoBildlauf'
suchen. Dieses Kommando mit der Maus in eine beliebige Menüleiste ziehen
damit es immer zur Verfügung steht. Über die Schaltfläche 'Auswahl
ändern' kann man dann noch das Erscheinungsbild der neuen
Schaltfläche anpassen.
Nach einem Klick auf die neue Schaltfläche verändert sich die Laufleiste
am rechten Fensterrand und der Mauszeiger erscheint als Pfeil innerhalb
der Laufleiste. Jetzt kann man durch Auf- und Abbewegen der Maus mit
verschiedenen Geschwindigkeiten durchs Dokument scrollen. Durch drücken
auf die linke oder rechte Maustaste erhalten Laufleiste und Mauszeiger
wieder ihre gewohnte Form und Funktionalität.
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Suchen und Ersetzen - Text aus Dokument übernehmen |
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Häufig wäre es praktisch, den Suchbegriff oder den zu ersetzenden Text nicht einzutippen, sondern ihn aus der
Zwischenablage einzufügen. Leider ist es in den Masken für die Such- und Ersetzungsfunktionen in Word nicht
möglich, über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl 'Einfügen' aufzurufen. So muss man
sich mit dem Tastaturbefehl für das Einfügen behelfen. Zuerst die gewünschte Zeichenfolge im Text markieren und mit
'Kopieren' in der Zwischenablage speichern. Dann das 'Suchen'- oder 'Ersetzen'
-Fenster aufrufen (im Menü 'Bearbeiten') und mit der Maus in das gewünschte Feld klicken ('Suchen nach:'
/ 'Ersetzen durch:') in dem die Zeichenfolge eingesetzt werden soll. Mit der Tastenkombination
[Strg]+
[V] wird die Zeichenfolge eingefügt.
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Suchen und Ersetzen von Absatzmarken, Seitenwechseln usw. |
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Um solche Textelemente zu suchen und zu ersetzen das 'Ersetzen'-Fenster aufrufen (im Menü
'Bearbeiten') und die Schaltfläche 'Sonstiges' anklicken. Steht sie nicht zur Verfügung
muss erst mit der Schaltfläche 'Erweitern' das Fenster vergrössern werden. Hier sind jetzt alle
möglichen Elemente anwählbar. Genauso wird bei beim Eingabefeld 'Ersetzen durch:' das Element ausgewählt.
Mit 'Weitersuchen' den Ersetzungsvorgang starten.
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Suchen und Ersetzen von Formatierungen |
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Nicht nur Text, sondern auch Formatierungen können gesucht und ersetzt werden. Dazu das 'Ersetzen'-Fenster aufrufen (im Menü 'Bearbeiten') und mit der Maus ins Feld 'Suchen nach:' klicken
und eventuell enthaltenen Text löschen. Jetzt kann in der Symbolleiste die gewünschte Formatierung ausgewählt
werden. Steht sie hier nicht zur Verfügung mit der Schaltfläche 'Erweitern' das Fenster vergrößern und
'Format' anklicken. Jetzt sind alle Formatierungsmöglichkeiten anwählbar. Zusätzlich zu den üblichen
Formatierungen gibt es zum Beispiel die Befehle 'nicht kursiv' oder 'nicht fett' um die
entsprechenden Formatierungen zu entfernen. Genauso wird bei beim Eingabefeld 'Ersetzen durch:' die
Formatierung ausgewählt. Die gewählten Formate werden unterhalb der Eingabezeile angezeigt. Mit 'Weitersuchen'
den Ersetzungsvorgang starten.
Genauso kann nach Text mit bestimmten Formatierungen gesucht werden. Dazu wird der Text ins Feld 'Suchen nach:'
eingegeben und zusätzlich die zu suchende Formatierung eingegeben.
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Tabellen auf Seitenbreite vergrößern |
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Beim Erstellen einer Word-Tabelle wird diese automatisch auf die Seitenbreite ausgerichtet. Löschen man eine
Spalte, so wird die Tabelle dementsprechend schmäler. Um die Tabelle wieder auf Seitenbreite zu vergrößern,
markiert man die gesamte Tabelle, wählt im Menü 'Tabelle' den Eintrag 'Zellenhöhe und
-breite...' und klickt auf das Register 'Spalte'. Jetzt bei 'Breite der Spalte 1 - x'
(wobei x die letzte Tabellenspalte ist) eine Null eingeben. Nach Klick auf 'OK' wird die Tabelle
wieder auf die Seitenbreite gestreckt.
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Tabelle geht über Seitenrand |
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Beim kopieren einer Tabelle von einer Seite im Querformat auf eine im
Hochformat kann es passieren, dass einige Zellen über den rechten Seitenrand hinausreichen und nicht mehr
bearbeitbar sind. Beheben kann man dies im Menü 'Tabellen'. Den Cursor in die Tabelle stellen
und den Menüpunkt 'Zeilenhöhe- und -breite...' auswählen. Jetzt im Fenster den Tab 'Spalten'
anwählen. Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche 'Optimale Breite' wird die Tabelle so formatiert,
dass sie wieder auf die Seite passt.
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Tabellenzeilen
schnell verschieben |
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Wenn in einer Word-Tabelle Zeilen verschoben werden sollen, geht das auch
ohne ¸Cut and Paste'. Dazu muss nur der Cursor in einer Zelle der zu
verlagernden Zeile stehen und dann die Tasten [Shift]
und [Alt]
gleichzeitig gedrückt werden. Solange die Tasten gedrückt werden kann
man die aktuelle Zeile mit den Cursortasten nach oben oder unten
verschieben.
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Tasten-
kombinationen mit der
STRG-Taste |
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[Strg] + [O] |
Dokument öffnen |
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[Strg] + [N] |
Neues Dokument |
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[Strg] + [S] |
Dokument speichern |
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[Strg] + [P] |
Dokument drucken |
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Text auf eine Seite bringen |
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Es ist ärgerlich, wenn nur eine Zeile Text nicht mehr auf die Seite
passt. Aber nicht verzagen, es gibt eine etwas versteckte Möglichkeit, den Text doch noch auf eine Seite zu bringen.
Dazu in die 'Seitenansicht' (Im Menü 'Datei') wechseln und jetzt in der Iconleiste
diese Schaltfläche  suchen und anklicken.
Jetzt formatiert Word den Text so um, dass er auf eine Seite passt.
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Text endgültig
löschen |
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Wenn in einem Word-Dokument Textpassagen gelöscht wurden, bedeutet das
unter Umständen nicht, dass diese Texte auch restlos aus dem Dokument entfernt sind. In Word sind sie nicht
mehr zu sehen, aber man kann dieses Dokument ja auch mit einem anderen Editor, z.B. mit Notepad, öffnen. Dann
können eigentlich gelöschte Textbereiche im Dokument wieder auftauchen. Dies kann vor allem bei heiklen Dokumenten,
die in elektronischer Form weitergereicht werden, verheerende Folgen haben.
Schuld an diesem Löschverhalten ist eine Option von Word. Zur Behebung im Menü 'Extras' den Eintrag
'Optionen' aufrufen und im erscheinenden Fenster das Register 'Speichern' anklicken. Jetzt
muss hier das Häkchen vor der Option 'Schnellspeicherung zulassen' entfernt werden. Mit 'OK' die
Änderung bestätigen. In Zukunft entfernt Word gelöschten Text auch garantiert aus den Dokumenten.
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Text ohne Formatierung einfügen
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Wenn man häufig Text aus anderen Dokumenten mittels
kopieren überträgt, ist es oft lästig, dass Word die Formatierungen aus
dem anderen Dokument übernimmt. Um dies zu vermeiden darf der Text nicht
mit 'Bearbeiten' und 'Einfügen' (oder [Strg]
+ [V]) ins Dokument eingefügt werden. Man öffnet statt dessen das
Menü 'Bearbeiten' und wählt den Befehl 'Inhalte
einfügen...'. Im sich öffnenden Fenster muss jetzt 'Inhalte
einfügen' / 'Als:' 'Unformatierter Text' oder 'Unformatierter
Unicode-Text' angeklickt werden. Der Text wird jetzt in der im Absatz
eingestellten Formatierung in den vorhandenen Text eingefügt.
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Verknüpfen von Grafiken
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Um Word-Dokumente mit vielen Grafiken nicht zu groß
werden zu lassen, sollte man diese im Dokument nicht einfügen, sondern
nur eine Verknüpfung auf die Grafikdatei setzen.
Dazu muss beim Einfügen der Grafik über 'Einfügen / Grafik / Aus
Datei...' im Fenster 'Grafik einfügen' ein Haken im Feld 'Verknüpfung
mit Datei' gesetzt und wenn vorhanden, dass Häkchen bei 'Mit
Dokument speichern' entfernt werden. Jetzt ist nur ein Link auf die
Grafik im Dokument vorhanden und die Word-Datei bleibt klein und
handhabbar.
Bei dieser Vorgehensweise muss man aber ein paar Einschränkungen
beachten:
Man darf die Grafikdateien nicht einfach umbenennen oder in ein anderes
Verzeichnis verschieben, da Word sie sonst nicht wiederfindet und dann nur
ein leerer Grafikrahmen im Dokument dargestellt wird. Ist dies doch
geschehen, muss die Verknüpfung neu gesetzt werden. Dazu wird der leere
Grafikrahmen mit der rechten Maustaste angeklickt, er ist dann durch
kleine Quadrate gekennzeichnet. Jetzt im Menü 'Bearbeiten'
den Punkt 'Verknüpfungen' auswählen. Es öffnet das
Fenster 'Verknüpfungen'. Hier kann jetzt durch anklicken der
Schaltfläche 'Quelle wechseln...' der neue Speicherort der Datei
ausgewählt werden. Wenn das Bild nicht sofort erscheint muss noch auf die
Schaltfläche 'Jetzt aktualisieren' geklickt werden.
Wenn die Word-Datei weitergegeben wird (z.B. Versendung per E-Mail) dann
müssen auch die Grafikdateien mitgegeben werden. Der Empfänger muss dann
wie oben beschrieben den neuen Speicherort der Dateien eingeben. Umgehen
kann man dies, indem man vor Weitergabe der Datei die Grafiken im Dokument
abspeichert. Dazu wie oben beschrieben das Fester 'Verknüpfungen'
öffnen und jetzt ein Häkchen bei der Option 'Grafik in Dokument
speichern' setzen. Dann das Dokument abspeichern. Jetzt sind die
Grafiken im Dokument enthalten, was auch durch eine Vergrösserung der
Datei sichtbar ist.
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Word-
Indexerstellung und Office- Start im Autostart- Ordner |
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Bei der Installation von Word 97 werden vom Setup zwei Einträge
mit dem Namen 'Microsoft- Indexerstellung' und 'Office-Start' in den Autostart-Ordner eingetragen.
Die Indexerstellung erstellt einen Volltextindex.
Dabei werden alle Festplatten durchsucht und in Dateien auf der Systemplatte der Index hinterlegt
(ffastfun.xxx).
Diese Indexierung verbraucht Systemressourcen und greift ständig auf die Festplatten zu. Und brauchen tut diesen
Index eigentlich auch keiner, denn nur bei riesigen Textmengen bringt die Indexierung eine schnellere Textsuche.
Dieser Eintrag kann gefahrlos aus dem Autostart-Order entfernt werden.
Das Programm 'Office-Start' lädt bei jedem Systemstart Teile der
Office-Suite in den Arbeitsspeicher. Dies soll einen eventuellen Start der
Programme beschleunigen. Erkauft wird dies aber mit bis zu 10 MByte
weniger Platz im Arbeitsspeicher, auch wenn man die Office-Programme gar nicht
benutzt. Außerdem ist der gewonnene Zeitvorteil ist so gering, dass auch
dieses Programm aus dem Autostart-Ordner entfernt werden sollte.
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Wort lässt sich nicht in
Formularfeld eingeben |
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Beim eingeben eines Wortes in ein Formularfeld
passieren wunderliche Sachen. Nach dem drücken der Leertaste
verschwindet das Wort vollständig oder es bleiben nur noch einige
Buchstaben stehen. Dies kann an der Autokorrektur von Word liegen.
Wenn man hier ein Wort in die Liste 'Während der Eingabe
ersetzen' zur Korrektur von Klein- auf Großschreibung
eingibt (z.B. 'versuch' soll zu 'Versuch' korrigiert werden), kommt
es zu diesem Phänomen. Einzige Abhilfe ist
das Ausschalten der Autokorrektur unter 'Extras' / 'Autokorrektur'.
Hier den Haken bei 'Während der Eingabe ersetzen' entfernen.
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Zeile wird abgeschnitten |
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Wird in einem Absatz der Text in den Zeilen oben
oder unten abgeschnitten, sollte man zur Abhilfe in den
Absatzeigenschaften nachsehen, ob ein genauer Zeilenabstand
eingegeben ist. Dazu mit der Maus in den fehlerhaften Absatz klicken
und mit Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen.
Hier 'Absatz...' auswählen (oder alternativ im Menü 'Format'
den Eintrag 'Absatz...' auswählen). Im aufgehenden
Fenster im Register 'Einzüge und Abstände' unter 'Zeilenabstand'
nachsehen, ob hier ein Eintrag wie 'Genau' steht. Diesen
durch 'Einfach' ersetzen (oder den Zahlenwert unter 'Maß'
entsprechend vergrössern) und schon sollte die Zeile wieder
vollständig sichtbar sein.
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